1 用户需求简析
　　电子会议系统的设计要充分体现出专业、稳定、高效及方便使用的要求，并符合现代化智能办公的需要，同时要满足系统严肃、保密的工作特点。

2 系统总体设计架构
　　一个现代化的会议室，除了传统的发言、扩音设备，还必须包括各种多媒体视频演示、会场摄像、远程视频会议等功能，另外更为重要的是要充分考虑使用的方便性、灵活性以及用户界面的人性化。本方案设计的目的是选择性价比高的不同品牌的子系统产品完成会议室的各种分类功能，以信号处理和集中控制系统为平台，实现对会议室内所有子系统的集成，达到最人性化和个性化的使用要求。
3 电子会议系统各子系统设计
数字会议系统
数字会议系统主要提供发言、讨论、电子表决、及自动跟踪摄像功能。
 
摄像系统
　　摄像系统具有自动跟踪摄像功能，即任何一位发言代表打开代表机后，摄像机会根据预设的位置自动拍摄发言人图像，拍摄角度及范围亦可事先设定。会议室内可安装若干台带有高速云台及变焦镜头的摄像机，以保证每位与会者都可被至少一台摄像机拍摄到正面图象，与会者发言时由哪一台摄像机进行跟踪拍摄可预先设定。当一台摄像机进行跟踪拍摄时，另一台即自动拍摄会场全景。

扩声系统
　　扩声系统主要作用是忠实地还原会议室内与会者发言的语音及音乐播放的效果。传统的扩声系统主要考虑前端设备选型及建声设计，而现代化的扩声系统不仅要考虑上述因素，更要注重于扩声管理系统的设计。
 
视频显示系统
视频显示系统的主要作用是将图象资料传递给与会者。本方案的视频系统主要为投影机、等离子显示屏。

投影机是目前会议系统建设中最普遍使用的视频显示设备。而对会议系统中使用的专业工程型投影机来说，亮度和分辨率只是一方面的指标，更重要的是色彩还原度、图象动态及工程安装特性等。

信号处理系统
　　信号处理系统是每个会议室视音频信号传输的“神经中枢”，可对视频、音频、计算机信号输入输出进行管理及分配放大